지급 승인과 회계 기록의 허점, 내부 통제 부실이 초래한 자금 관리 리스크

9 hours ago

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멕시코 법인의 운영감사 과정에서 발견된 사례입니다.

해당 법인은 동일 비용에 대한 중복 지급이 발생했으며, 일부 지급금은 실제 거래처가 아닌 제3자 명의의 계좌로 송금되었습니다.

또한 실제로 집행되지 않은 비용을 장부에 반영하고, 증빙으로 제출된 종이 인보이스를 PDF 편집 프로그램으로 수정하는 등 회계 기록과 증빙 자료의 신뢰성을 훼손하는 문제가 확인되었습니다.

1. 업무분장 미비 (Segregation of Duties)

대금 지급과 회계 기록을 동일한 담당자가 수행하는 구조였습니다.

지급 요청, 승인, 송금 및 회계 기록에 대한 역할이 명확하게 분리되지 않아 (Segregation of Duties) 거래의 적정성을 상호 검증할 수 있는 내부통제 장치가 부족했습니다.

2. 정보처리 및 증빙 문서 관리 미비 (Information Processing & Documentation Controls)

회계 장부를 별도의 접근 권한이나 수정 이력 관리가 없는 엑셀 파일로 운영하고 있었습니다.

이로 인해 거래 내역의 변경 여부를 추적하기 어려웠으며, 인보이스 원본과 실제 거래 내용을 대조하는 검증 절차도 충분하지 않았습니다.

3. 지급 승인 절차 미비 (Payment Authorization Controls)

은행 보안 OTP 사용 및 관리의 어려움을 이유로 재무 담당 주재원이 책임과 권한이 없는 현지 직원에게 지급 업무를 이관한 상태였습니다.

그 결과 지급 권한에 대한 관리와 승인 절차가 약화되었으며, 자금 집행 과정에서 독립적인 확인 및 감독이 제대로 이루어지지 않았습니다.

이러한 문제는 특정 직원에 대한 신뢰 여부만으로 판단할 수 없습니다. 핵심은 자금 집행부터 회계 기록까지 각 단계에 적절한 내부 통제 장치가 마련되어 있는지 여부입니다.

멕시코 법인의 안정적인 재무 운영을 위해서는 다음 사항을 정기적으로 점검해야 합니다.

내부 통제는 문제가 발생한 이후가 아니라, 문제가 발생하기 어려운 구조를 만드는 것에서 시작합니다.

KCP는 멕시코 진출 한국 기업의 회계·세무 및 재무 운영을 지원하며, 기업의 운영 구조와 내부 통제 체계를 점검하고 개선 방향을 제안합니다.

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